Urząd Gminy w Bobrowie zakwalifikował się do udziału w projekcie systemowym pn.„Przygotowanie jednostek samorządu terytorialnego do stosowania Wspólnej Metody Oceny (CAF) w procesie mierzenia potencjału i dokonań poprzez szkolenia pracowników i pomoc doradczą”, realizowanego przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji w partnerstwie z firmą F5 Konsulting Sp. z o.o. w ramach priorytetu V „Dobre zarządzanie”, działanie  5.2 „Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej”, Poddziałanie 5.2.2 „Systemowe wsparcie funkcjonowania administracji samorządowej” Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki współfinansowanego przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego.

W ramach projektu zostanie dokonana samoocena urzędu w oparciu o Wspólną Metodę Oceny CAF. Wspólna Metoda Oceny - CAF (ang. Common Assessment Framework) jest narzedziem przeznaczonym dla jednostek administracji publicznej, mającym na celu poprawę zarządzania.

Metoda samooceny proponowana w ramach CAF opiera się na założeniu, iż osiągnięcie pożądanych rezultatów działań organizacji zależy od jakości przywództwa, wpływającego na politykę i strategie, zarządzanie zasobami ludzkimi, działania w zakresie nawiązywania związków partnerskich, zasoby i procesy zarządzania zmianą.

Wsparcie dla Urzędu Gminy Bobrowo w ramach projektu:

- 1-dniowe warsztaty dla kierownictwa urzędów nt. metody CAF,
- 2-dniowe szkolenie specjalistyczne w zakresie prowadzenia samooceny w oparciu o metodę CAF,
- 7 godzin konsultacji wstępnych dla kierownictwa Urzędu w zakresie wstępnej diagnozy urzędu, uzgodnienia celów samooceny, identyfikacji potencjalnych zagrożeń, organizacji procesu samooceny,
- 2-dniowe warsztaty inicjujące w zakresie metody CAF oraz sposobu prowadzenia samooceny dla członków Zespołu Samooceny,
- 16 godzin konsultacji wspierających samoocenę indywidualną członków Zespołu Samooceny oraz 8-godzinne wartszaty służące uzgodnieniu wyników samooceny,
- 2 godz. konsultacji z zakresu opracowania sprawozdania z wyników samooceny,
- 4 godz. konsultacji z zakresu ustalania priorytetów działań doskonalących, podstaw zarządzania projektem, sposobu monitoringu projektu. 

 

Wdrażanie samooceny CAF, będzie stanowić dla urzędu silny impuls rozwojowy. Będzie stanowić pomoc w stawieniu czoła wyzwaniom przyszłości związanymi z zarządzaniem i jakością.

Model CAF ma charakter powszechny, co oznacza że każda osoba ze środowiska urzędu może się włączyć w proces samooceny i realizacji usprawnień, nie tylko ma do tego prawo, ale jest to mile widziane. Dlatego każdy pracownik ma możliwość zgłoszenia swoich sugestii związanych z obszarami do poprawy, usprawniających pracę urzędu, do pracownika swojego wydziału, który bierze udział w pracach Zespołu Samooceny.

Model CAF oparty jest na 9 kryteriach identyfikujących podstawowe obszary organizacji, takich jak m.in. wpływ na klientów (w wymiarze indywidualnym), wpływ na społeczeństwo, zarządzanie zasobami ludzkimi, sposoby planowania i budowania strategii. Dla każdego z kryteriów ustalona jest lista szczegółowych podkryteriów. Kryteria Potencjału to: Przywództwo, Strategia i planowanie, Pracownicy, Partnerstwo i zasoby, Procesy a kryteria Wyników: Wyniki działalności w relacjach z obywatelami/ klientami, Wyniki działalności w relacjach z pracownikami, Społeczne wyniki działalności, Kluczowe wyniki działalności.

Metoda CAF jest przyjazna, polega na zbieraniu dowodów, iż określone narzędzie zarządzania jest w użyciu wraz z określeniem etapu jego rozwoju narzędzia i zakresu stosowania. Model sprawdza, a właściwie robią to członkowie Zespołu Samooceny i wspierający ich pracownicy urzędu, czy znamy wyniki i rezultaty naszych działań oraz stopień naszego oddziaływania na kształt przyszłości. Z tego też względu samoocena bierze pod uwagę kryteria wyników, ale tylko tych zmierzonych, nie intuicyjnych. Samoocena pomaga rozstrzygać dylematy w zarządzaniu, lepiej reagować na presję obywateli i wyzwanie zmian, budować wśród pracowników urzędu poczucie sensu w pracy, pozwala im rozwijać się.

W ramach samooceny CAF w sposób sprawny i przyjazny dokonać można samooceny urzędu jednostki samorządowej pod względem jakości zarządzania.

To dzięki CAF jasno wiadomo, gdzie leżą najprostsze rezerwy instytucji i jak po nie sięgnąć. Następuje pogłębienie samowiedzy o urzędzie mimo stałego braku czasu w nawale codziennych obowiązków. Projekty, jakie powstają po zakończeniu procesu samooceny, są wynikiem analizy wiarygodnej listy słabych stron urzędu i wiele z tych słabości znika, często bez ponoszenia istotnych kosztów lub wręcz bezkosztowo.

Wszystkie jednostki administracji publicznej, które dokonały samooceny – a liczba ich stale rośnie – zgodnie stwierdzają, że CAF jest przyjazny, a jego wdrożenie przynosi wiele satysfakcji. Obserwowane główne korzyści dla urzędu układają się w następującą listę:
- następuje trafna identyfikacja słabych i mocnych stron urzedu,
- powstaje logiczny i uporządkowany w czasie plan doskonalenia,
- tworzone są bazy dobrych praktyk w różnych sferach działania urzędu,
- następuje zdecydowana poprawa przepływu informacji pomiędzy komórkami i organizacjami,
- poprawia się komunikacja

Po zakończeniu realizacji projektu systemowego„Przygotowanie jednostek samorządu terytorialnego do stosowania Wspólnej Metody Oceny (CAF) w procesie mierzenia potencjału i dokonań poprzez szkolenia pracowników i pomoc doradczą”, jednostki samorządu terytorialnego w ramach konkursu ogłoszonego przez MSWiA będą miały możliwość złożenia wniosków o dofinansowanie projektów usprawnień wypracowanych na bazie wyników samooceny dokonanej w oparciu o metodę CAF. Nabór projektów do konkursu zostanie ogłoszony przez Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji prawdopodobnie w IV kwartale 2011 r.